Когда заходит речь о крупной энергетической компании, первое что приходит на ум – электростанции, градирни, дымовые трубы, километры электрических кабелей и теплосетей. Однако нельзя недооценивать роль каждого из подразделений. К примеру, секретариат выполняет невидимую, но очень важную часть работы. Они отвечают за документооборот на предприятии.

Каждый день сотрудники секретариата обрабатывают сотни различных документов. Всего здесь трудится 13 человек. Это делопроизводители, секретари, архивариусы, экспедитор и переводчик. Четыре специалиста работают на станциях ТЭЦ-2 и ТЭЦ-3.

Возглавляет секретариат Дарья Арнгольдт. Прежде чем занять эту должность, она больше десяти лет отработала секретарем. Сначала – на Алюминиевом заводе, потом пришла в АО «ПАВЛОДАРЭНЕРГО». У Дарьи юридическое образование.

- Прежде чем меня взяли, я прошла четырехэтапное собеседование. Сначала было сложно, хотя раньше я уже работала на производстве. Казалось бы, тоже крупное предприятие, тоже есть ТЭЦ, но обязанности кардинально отличались. Разная структура, много новых людей. Если на заводе я работала секретарем начальника цеха,  здесь - секретарем генерального директора, и должна была курировать каждую мелочь в приемной, координировать работу секретарей на всех «дочках», на станциях, - рассказывает Дарья Арнгольдт. Отработав на этой должности шесть лет, она получила повышение.

Основная задача, которая ложится на плечи сотрудников секретариата, -  документооборот. Это и внутренняя переписка с подразделениями, и прием документации от сторонних организаций, начиная от фирмы, которая привозит бутыли с водой для кулеров, заканчивая такими крупными компаниями, как АО «KEGOC» и АО «Алюминий Казахстана».

- Основные функции секретариата - своевременная обработка поступающей и отправляемой корреспонденции, доставка их по назначению, регистрация, учёт, передача в соответствующие структурные подразделения, разработка и исполнение инструкций, - перечисляет Дарья Арнгольдт. - Также у нас есть два архива, куда документы передают на хранение. За этим пристально следит наш старший архивариус. Это замечательный сотрудник, который очень любит свою работу.

За восемь лет, что Дарья трудится в АО «ПАВЛОДАРЭНЕРГО», подход к работе несколько изменился. После того как в компании внедрили систему «Тезис», часть документооборота перешла в электронный формат. В программе наглядно видно, откуда пришел документ, у кого он находится сейчас, в какой момент его согласовал руководитель. Это удобно.

- Раньше, если первый руководитель уезжал в командировку даже на один день, по приезде на столе его ждала кипа бумаг. Сейчас – гораздо меньше. Однако часть документации все равно осталась в бумажном виде, потому что в определенных случаях требуется оригинальная подпись и печать генерального директора. Это договоры, акты, тендерная документация, - объясняет Дарья Арнгольдт.

Переписка со всеми дочерними организациями, ТЭЦ-2 и ТЭЦ-3 – тоже забота секретариата. Делопроизводители следят за каждой мелочью, проверяют все вплоть до правильности написания - до последней точки и запятой. Регистрируют в системе служебные записки, приказы руководства.

Переводчик готовит документацию на государственном языке. Причем перевод всегда нужен срочно, и нужно четко понимать, о чем идет речь, разбираться во всех технических терминах, аббревиатурах и сокращениях.

Дважды в день корреспонденцию дочерним организациям, в учебный центр, на станции ТЭЦ-2 и ТЭЦ-3, в акимат, прокуратуру и другие госорганы доставляет экспедитор.

В приемной на втором этаже посетителей встречают два секретаря. Это помощники генерального директора и его заместителя - Зере Оразалинова и Динара Исакова. Секретари в приемной отвечают на звонки, работают с документами, организуют встречи, оформляют бумаги для деловых поездок.

- Мы работаем с документами, проверяем почту, регистрируем, передаем бумаги на подпись руководству, принимаем звонки, встречаем гостей, если нужно, готовим чай и кофе. Отслеживаем, что приходит на электронную почту, в том числе - коммерческие предложения, - рассказывает секретарь заместителя руководителя Зере Оразалинова.

Ее напарница Динара Исакова работает секретарем уже больше восьми лет. В АО «ПАВЛОДАРЭНЕРГО» девушка устроилась несколько месяцев назад, до этого трудилась в проектной организации, тоже – секретарем генерального директора.

- Здесь другой принцип работы, но я быстро адаптировалась. Как секретарь генерального руководителя, отвечаю за почту и документооборот, за оформление командировок и бронирование гостиниц, выполняю какие-то личные поручения, - говорит Динара. - Мне нравится работать с людьми и с документами.

За хранение документов на предприятии отвечают архивариусы. Но они не только обеспечивают сохранность бумаг, чертежей и планов, но и выдают их по запросу. Чаще всего в архивах запрашивают личные дела работников, техпаспорта и планы. 

Марина Кем работает в компании уже 18 лет, последние восемь – трудится архивариусом на ТЭЦ-2.

- В нашем архиве хранится большой объём документов, это проекты, чертежи, схемы. Некоторые бумаги и схемы хранятся с момента основания станции в 1961 году, - говорит Марина Михайловна. - Отыскать нужные документы в архиве несложно, так как мы используем систематизированную систему регистрации и нумерации документов. Благодаря этому архивариус легко находит нужный документ на стеллажах. Работа у нас спокойная, но очень ответственная.

Часть документов архивариусы уже оцифровали и добавили в электронный архив.

- Я пришла на предприятие в октябре 2018 года, проработав 31 год воспитателем в студенческом общежитии павлодарского бизнес-колледжа. Для меня все было в новинку, на станции я никогда раньше не была. Даже не знала, что такое котел и градирня. Училась на ходу, спрашивала других сотрудников, но освоилась быстро, - рассказывает архивариус ТЭЦ-3 Елена Сычева.

О том, что на предприятии освободилась должность архивариуса, Елена Николаевна узнала от сына. Он тоже работает в АО «ПАВЛОДАРЭНЕРГО».

- Как архивариусу мне нужно находить документы, принимать бумаги на хранение. Работники часто обращаются за чертежами, которые есть в электронном и бумажном вариантах. Документации много, и ее нужно оцифровать. В общем, скучать не приходится, - смеется Елена Сычева. – Поначалу мне было непривычно, но я нисколько не жалею, что пришла на эту должность.

Работы в секретариате всегда хватает. Коллектив здесь небольшой, но очень дружный. Все сотрудники отлично знают свою работу, и это важно, учитывая, какой объем документов каждый день проходит через их руки.