Каждый сотрудник «ПАВЛОДАРЭНЕРГО» знает, что любой документ внутренней или внешней корреспонденции проходит через канцелярию. Каждый сотрудник знает, что требования канцелярии четкие и обязательные. Каждый сотрудник знает, что коллектив канцелярии – молодые, веселые и энергичные девушки. Но далеко не всем известно, что именно стоит за громадной работой этого подразделения нашей компании.

Вообще-то, правильнее будет «секретариат», а канцелярия – лишь его часть, хотя и весьма значительная. Структура секретариата проста, но обширна: помимо работников, занимающихся непосредственно входящей и исходящей корреспонденцией, сюда относятся также четыре архива (в головном офисе на улице Кривенко и по одному на каждой ТЭЦ), приемные руководителей компании, ТЭЦ, канцелярии дочерних организаций и переводчики. Возглавляет секретариат Нелли Беломазова – на протяжении последних двух лет.
Уроженка Иртышского района, Нелли в школе мечтала стать… полицейским. Видимо, сказалась семейная традиция, по которой было принято выбирать педагогику или юриспруденцию. Окончив колледж и поступив в ИнЕУ на юриста, девушка поняла, что ее призвание все же в другом. И пришла в «ПАВЛОДАРЭНЕРГО».

«В июне 2010 года я устроилась экспедитором, возила почту, – вспоминает Нелли. – Честно признаться, это мне не очень нравилось, хотелось большего. Меня интересовала работа делопроизводителя, я узнавала все, что с нею связано. И через год, когда появилась вакансия, меня перевели на желанную должность. Спустя еще год наша заведующая канцелярией ушла в декретный отпуск, и я получила назначение исполняющей обязанности на ее место. А через четыре месяца в компании сменилось руководство, структура нашего подразделения кардинально поменялась – и началась совсем другая работа. Первое время было трудно и даже страшно, я приходила домой очень поздно и уже готова была отказаться от должности. Но пока искали замену, вошла в колею и поняла, что справлюсь. Так два года назад начало работу наше новое управление, секретариат».

К слову, высшее юридическое образование Нелли все равно получила, хоть и сменила род деятельности. В этом - одна из главных черт ее характера: умение доводить дело до конца. Эта девушка знает, чего хочет. А хочет она и дальше заниматься делом, связанным с документацией.

- Я люблю документы, люблю, чтобы все было правильно. Это действительно мое, – делится Нелли. – Сейчас я в этом уверена. Наша работа – педантичная и в то же время творческая, это важно. Мы благодарны руководству за то, что наши идеи поддерживают, дают возможность их реализовать.

Одна из уже претворенных в реальность идей – архивы компании, которые обрели вторую жизнь. Раньше они были разрознены, хранились в разных отделах. Например, архив ТЭЦ-2 находился в ОППР, правда, в хороших условиях, за что спасибо Татьяне Мамаевой. Архив ТЭЦ-3 и архив ЭТЭЦ был в ПКО. Сегодня же повсюду сделан капитальный ремонт и главное – приобретено новое оборудование, дорогостоящее, но необходимое.

«Мы приобрели сканер формата А0, теперь сотрудникам нет нужды бегать по городу в поисках, где бы сделать копию чертежей, – рассказывает Нелли Беломазова. – Сейчас у нас важный этап – инвентаризация технической документации на ТЭЦ-3, то есть чертежи, документы сканируются новым сканером и консолидируются в электронном архиве. Теперь достаточно прийти с флешкой – и нужный чертеж через несколько минут будет в вашем компьютере. Эта работа ведется уже больше года и к концу 2015-го будет завершена. Начали мы с ТЭЦ-3, потому что там самый большой объем документации. Затем проведем такую же инвентаризацию на ТЭЦ-2 и ЭТЭЦ. Правда, там работа предстоит сложнее, так как документы более старые, ветхие. Уже сейчас наши архивариусы обрабатывают их специальным химическим раствором, чтобы чертежи сохранились подольше».

Архивариусы «ПАВЛОДАРЭНЕРГО» работают в тесной связи с Павлодарским государственным архивом. Именно оттуда они получают советы по продлению жизни старых документов, любую другую необходимую информацию, там же проходят ежегодное обучение.
Старший архивариус Айман Мурзабаева на работу ходит с удовольствием. «Проработав почти всю жизнь педагогом, я в 52 года поняла, в чем мое настоящее призвание, – говорит она. – Это так интересно: фиксировать историю компании и хранить ее». Природная энергия помогала Айман Нугмановне в жизни не раз. Она же дала возможность найти работу в «ПАВЛОДАРЭНЕРГО». Приехав из Узбекистана и неустанно просматривая газеты, сайты, объявления о свободных вакансиях, женщина увидела бегущую строку по телевизору. «Там говорилось, что требуется архивариус, – вспоминает Айман Мурзабаева сегодня. – Я запомнила только второй номер телефона и позвонила. Хотела отправить резюме, а меня сразу пригласили на собеседование».

Из бывших педагогов два года назад пришла в архив ТЭЦ-3 и Людмила Марченко. Правда, она в школе проработала всего несколько лет, когда поняла, что это не ее призвание. Узнала от знакомых о свободной вакансии архивариуса. И когда устроилась на ТЭЦ-3, убедилась: это то, что искала, работа, которой радуется душа. Вскоре в помещении архива сделали ремонт, объединив два кабинета, установили новые стеллажи: 7 рядов по 4 секции для чертежей и 6 рядов по 2 секции для технической библиотеки, которая также перешла в распоряжение Людмилы. Сказалось и приобретение нового оборудования. «Раньше приходилось сканировать чертежи кусками, потом склеивать, вырезать, в общем, мороки было немало, а главное, времени много уходило, – говорит Людмила Марченко. – Сейчас же, с большим сканером, это минутное дело, к тому же удобно в использовании: скопировал чертеж на флешку – и готово, можно отдавать сотрудникам в работу».

Проработав свыше двадцати лет бухгалтером, в секретариат пришла и Вера Герц, архивариус Экибастузской ТЭЦ, которая так же своими стараниями и терпением дала новую жизнь архиву ЭТЭЦ. И Марина Кем, проработав более пяти лет на ТЭЦ-2 в должности секретаря, решила попробовать себя в качестве архивариуса ТЭЦ-2, что у нее и получилось.

Помимо архивов, секретариат курирует и канцелярии дочерних организаций. В их структуру тоже внесено немало изменений. Так, в «Павлодарских тепловых сетях» раньше был лишь делопроизводитель, который просто регистрировал документацию. Сегодня же там полноценная канцелярия, которую возглавляет Юлия Казанина. Такое же подразделение есть и в ПРЭКе, руководит им Гульнар Атеева, и в «Павлодарэнергосбыте» (начальник - Анар Айтпаева).

Есть в штате секретариата два переводчика: английского – Надежда Гарилева,  и казахского – Зауреш Нурмагамбетова. Как отмечают сами языковеды, объемы переводов сейчас значительно возросли, особенно это касается государственного языка. Так что работы хватает и им, и канцелярии: здесь регистрируется и отправляется по назначению каждый документ, фиксируется взаимодействие структур внутри компании и за ее пределами. При необходимости девушкам не составляет труда быстро найти любую бумагу в электронном или печатном формате. При такой насыщенной ежедневной деятельности большое значение имеет человеческий фактор. И здесь срабатывает важный принцип, которого придерживается начальник секретариата при подборе кадров:

«Главное, чтобы среди коллег была благоприятная атмосфера, – уверена Нелли Беломазова. – Я не люблю коллективов, в которых не дружат. Мы всегда стараемся сохранять хорошие отношения и внутри канцелярии, и со всеми нашими подразделениями. Даже рабочие моменты выясняем на доброжелательной ноте. И еще – нам всегда везет на новых сотрудников. Не было ни разу, чтобы приходили девочки на стажировку и не проходили её. Всегда все удачно совпадает. Считаю, мне повезло с коллективом, я могу ему доверять полностью. Все сотрудники у нас полностью взаимозаменяемы, то есть при необходимости могут выполнять не только свои обязанности, но и коллег».

Старший делопроизводитель, помощник руководителя Надежда Бойко – единственный сотрудник, пришедший в «ПАВЛОДАРЭНЕРГО» с опытом работы делопроизводителя, из канцелярии Казахстанского электролизного завода. В нашей компании Надежда начинала с должности экспедитора – в тот момент это была единственная вакансия. Спустя четыре месяца, после введения штатной единицы старшего делопроизводителя, у Нелли Беломазовой не было никаких сомнений: на эту должность нужно назначить Надежду, поскольку она успела продемонстрировать свои знания и опыт. И сейчас, курируя делопроизводителей, Надежда Бойко всегда может четко ответить на каждый возникающий в процессе работы вопрос.

Виктория Айдабуллина работает в канцелярии «ПАВЛОДАРЭНЕРГО» три года. За это время она сумела стать ценным работником, без которого сложно представить эту службу. Вика четко знает свои обязанности, умеет найти ответ на любой вопрос и дойти до сути. «Я знаю практически всех работников нашей компании, если даже не в лицо, то уж по фамилии точно», – смеется она. Кроме работы в канцелярии, Вика известна как активная спортсменка, участвующая практически во всех соревнованиях, проводимых профсоюзом компании. «Я училась в спортивной школе, всегда занималась спортом: волейбол, баскетбол, легкая атлетика, лыжи. Был период – тягала «железо», очень нравилось. Правда, когда родила сына, времени уже меньше стало, ведь семья – прежде всего. Однако и без спорта совсем я не могу, поэтому корпоративные соревнования для меня - как воздух, обязательно нужны», - говорит Виктория. Есть у нее и мечта: имея высшее образование по специальности «бухучет и аудит», Виктория хотела бы поработать по профессии. «Если меня позовут в нашу бухгалтерию, я пойду с удовольствием, – делится Вика. – Единственное – будет очень жаль расставаться с коллективом».

Так сложилось, что канцелярия стала своеобразной стартовой площадкой для многих сотрудников. Например, Ксения Фомина недавно перевелась в договорной отдел и уже успела зарекомендовать себя там лучшим образом. «Это понятно, ведь мало кто планирует всю жизнь работать делопроизводителем, – объясняет Нелли Беломазова. – У девочек есть образование, специальности, по которым они могут раскрыться больше, чем в канцелярии. Я не держу сотрудников, хотя и очень жаль, когда они уходят, ведь мы привыкаем друг к другу. Вот уже год у нас работает Александра Вахрушева, сначала она была секретарем на ТЭЦ-2, когда появилась вакансия делопроизводителя, взяли ее сюда. Сразу было видно, как она старается. Или Мария Жукенова. Она пришла, как и я в свое время, экспедитором, и тоже при первой возможности мы предоставили ей вакансию делопроизводителя, так как человек зарекомендовал себя с положительной стороны. Я всегда стараюсь дать возможность подняться по карьерной лестнице, сменить место работы на более удобное, если вижу, что сотрудник действительно заслуживает этого. Вот и сейчас новенькая девушка-экспедитор Евгения Журавлева отлично проявляет себя, и я уже знаю, что при свободной вакансии мы и ей дадим шанс».

К секретариату относятся, как уже упоминалось, и приемные. Одну из девушек-секретарей, Елену Ибрагимову, можно смело назвать лицом нашей компании. Она работает в приемной главного офиса АО «ПАВЛОДАРЭНЕРГО». Доброжелательная улыбка, приветливость и грамотность в работе – её визитная карточка и образец для подражания многим коллегам. «Без Лены жизнь в приемной замирает, – говорит Нелли Беломазова. – Она помогает сделать нашу работу еще быстрее и качественнее, я не представляю главной приемной без нее». У Лены всегда, как говорится, на подхвате секретарь ТЭЦ-2 Ирина Михель, секретарь ТЭЦ-3 Анна Пархоменко, секретарь ЭТЭЦ Екатерина Литвинова. Все они активно взаимодействуют для передачи между руководством документации или информации.

Сама Елена свою работу тоже любит. Три года назад, оканчивая факультет английской филологии Павлодарского ИнЕУ, она разослала резюме, и из нескольких предложений выбрала «ПАВЛОДАРЭНЕРГО». «Правда, переводчик здесь уже был, – рассказывает Елена, – и я пришла сюда, в приемную. Сначала было непросто разобраться в особенностях работы всех подразделений. И когда меня поздравляли с Днем энергетика, было легкое недоумение: я же не работаю на ТЭЦ, например. А сейчас я уже знаю процесс выработки тепло- и электроэнергии, и поздравления с профессиональным праздником очень приятны, ведь энергетика – особая отрасль, и я горжусь, что работаю именно в нашей компании». В планах у Елены – получить второе высшее образование и попробовать свои силы в журналистике – может быть, даже международной.

Большие планы и у начальника секретариата Нелли Беломазовой. Помимо инвентаризации технической документации ТЭЦ-2 и Экибастузской ТЭЦ, планируется создать канцелярию на ТЭЦ-3, самой крупной станции компании, с большим документооборотом и численностью персонала.

Также планируется ввести электронный документооборот. Это, конечно, дорого, трудоемко, но зато в итоге – быстрая обратная связь, подписание и согласование документов в течение очень короткого времени.

«Еще мне бы хотелось поучиться, – делится Нелли. – Ведь в нашем деле предела совершенству нет. Чувствую, что самообразования все равно мало, хочется больше системных знаний. В конце июня я ездила на пару дней в Алматы, на курсы повышения квалификации по теме «Делопроизводство и документооборот в организации». Полученные на этом семинаре знания буду применять на практике.

Мечтаю попасть на краткосрочные курсы повышения квалификации, которые проводит Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивоведения. Там обучают именно специалистов делопроизводства и архивистов. Я смотрела их программу – это масса нового, важного и интересного, на мой взгляд. Словом, хочется довести секретариат до идеала. Мне очень нравится отрасль, в которой я работаю. Вот сейчас младший брат моего супруга окончил школу, и я уговорила его подать документы на энергофак. Объяснила, что энергетика – это то, что было, есть и будет всегда. Убедила».